プライバシーポリシー

1. 事業者

• 名称: 〔運営者名〕
• 所在地: 〔所在地〕
• 代表者: 〔代表者名〕
• 個人情報に関する問い合わせ窓口: 〔個人情報に関する問い合わせ窓口〕

2. 取得する情報

本サービスは、次の情報を取得します。

• メールアドレス（アカウントの識別、確認メール、パスワード再設定、期限のお知らせのため）
• 変更手続き中の新しいメールアドレス（確認が完了するまで一時的に保存し、完了または取り消しの時点で削除します）
• パスワード（復元できない形式に変換して保存します。元のパスワードは保存しません）
• 車両情報（表示名、登録番号、車台番号、メーカー、車種名、型式、初度登録月、排気量、燃料、乗車定員、車検満了日、走行距離とその記録日のうち、利用者が入力したもの）
• 車検証に記載された所有者・使用者の氏名または名称（リースや社用車のように、利用者ご本人と異なる場合に備えた任意入力です。住所は取得しません）
• 書類の原本（車検証、保険証券、整備明細、領収書など、利用者がアップロードした画像またはPDF）およびそのファイル名・種別・日付
• 整備・給油の記録（日付、内容、金額、店舗、走行距離、給油量など、利用者が入力したもの）
• 保険契約の情報（保険会社、証券番号、保険期間、保険料）
• お知らせの設定と送信履歴
• 端末への通知を有効にした場合、その端末への通知に必要な情報
• 接続元のIPアドレス（不正なログイン試行や大量送信を防ぐため。そのままの形では保存せず、復元できない値に変換して一定期間だけ保持します）
• アクセスの記録（日時、要求の種類、応答の結果、処理時間）

3. 利用目的

• 本サービスの提供、および利用者への情報の表示
• アカウントの認証と本人確認
• 設定された期限のお知らせの送信
• 不正利用の防止、およびシステムの安定運用
• お問い合わせへの対応

上記以外の目的で利用することはありません。広告の配信、行動の分析、第三者への販売のために利用することはありません。

4. 第三者への提供

当方は、法令に基づく場合を除き、利用者の個人情報を第三者へ提供しません。

本サービスの提供に必要な範囲で、次の業務を外部へ委託しています。委託先とは適切な契約を締結し、監督します。

• サーバーおよびデータベースの提供（ホスティング事業者）
• 書類の保管（オブジェクトストレージ事業者）
• メールの配信（メール配信事業者）
• 端末への通知（端末通知を有効にした場合、ブラウザ提供者の通知サービス）

5. 運営者による閲覧

本サービスの運営に必要な場合に限り、当方の管理者が、利用者の登録内容および書類の原本を閲覧することがあります。お問い合わせへの対応、不正利用の調査、障害の原因の調査、および法令に基づく場合です。

閲覧にあたって、そのつど利用者へ個別にお知らせすることはしません。

そのかわり、閲覧はすべて記録します。記録には、どの管理者が、いつ、誰のどの書類を開いたか、および入力された場合はその理由が残ります。この記録は管理画面から変更することも削除することもできません。管理者が記録そのものを閲覧したことも記録されます。

• 管理画面へは、限られた接続元からのみ到達できます。それ以外からは、画面の存在自体が分かりません。
• 管理者は専用のIDとパスワードで認証します。利用者のアカウントで管理画面に入ることはできません。
• 管理画面の操作は、一定時間の無操作、および一定時間の経過で自動的に終了します。
• 書類の一覧を見ることと、原本を開くことは別の操作です。原本を開くときにだけ記録が残るのではなく、一覧を見たことも記録されます。

この記録の開示をご希望の場合は、第10項に記載の窓口へご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、ご自身に関する記録をお伝えします。

6. 車検証の自動読み取りについて

自動車検査証・自動車検査証記録事項の内容を自動で読み取る機能を利用する場合に限り、アップロードされた書類の画像またはPDFを外部の読み取りサービス（OpenAI（GPT-4o mini））へ送信します。これは個人情報の第三者提供にあたります。

この機能は既定では無効です。また、利用者ごとに個別の同意をいただいてから送信します。 同意はいつでも取り消せます。取り消した後は送信しません。

同意いただかない場合も、本サービスのすべての機能を手入力でご利用いただけます。

読み取った結果は、利用者が確認画面で承認するまで車両情報へ反映しません。

7. Cookie

本サービスは、ログイン状態を保持するために必要なCookieを1つだけ使用します。このCookieには、そのログインを識別するためのランダムな値のみが入っており、氏名やメールアドレスは含まれません。

広告や行動分析のためのCookieは使用していません。第三者のアクセス解析ツールも導入していません。

8. 保存期間と削除

利用者が削除した記録は、直ちに参照できなくなります。

退会した場合、30日が経過した後に、登録内容および書類の原本を完全に削除します。それまでの間はお問い合わせにより復元できます。

障害からの復旧のためにバックアップを保持しており、バックアップからの削除には最大で〔バックアップ保持日数〕を要します。

不正利用を防ぐために保持している接続元の記録は、一定期間の経過後に自動的に消去されます。

9. 安全管理のために行っていること

• 利用者と本サービスの間の通信は暗号化しています。
• パスワードは復元できない形式に変換して保存しています。
• 書類の原本は公開されない領域に保管し、閲覧のたびに短時間だけ有効なURLを発行します。URLの有効期限が切れた後は同じURLで開くことはできません。
• すべての情報の取得時に、その情報が要求した本人のものであることをデータベースへの問い合わせで確認しています。他の利用者の情報は、その存在自体が分からないよう扱います。
• アップロードされたファイルは、拡張子だけでなく実体を検査しています。
• ログにパスワード、証券番号、メールアドレス、書類の内容を出力しません。
• ログインやパスワード再設定の試行回数に上限を設けています。

10. ご本人の権利

利用者は、自身の情報について開示、訂正、利用停止、削除を求めることができます。多くはアカウント画面から利用者自身で行えます。

• 開示: アカウント画面から登録内容をJSON形式で書き出せます。
• 訂正: 各画面から編集できます。
• 削除: 各記録を個別に削除できます。すべての削除は退会により行えます。
• お知らせの停止: お知らせ画面からいつでも停止できます。

画面から行えない請求、およびご本人であることの確認が必要な請求については、〔個人情報に関する問い合わせ窓口〕 へご連絡ください。ご本人であることを確認したうえで、法令に従い対応します。

11. 未成年の方

未成年の方が本サービスを利用される場合は、保護者の同意を得たうえでご利用ください。

12. 本ポリシーの改定

当方は本ポリシーを改定することがあります。取得する情報、利用目的、または第三者への提供に関する重要な変更を行う場合は、本サービス上での掲示または登録されたメールアドレスへの通知により、事前にお知らせします。

自動読み取りの委託先を変更する場合は、あらためて利用者の同意をいただきます。以前の同意は引き継ぎません。

13. お問い合わせ

本ポリシーおよび個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、〔個人情報に関する問い合わせ窓口〕 へご連絡ください。